Verifactu en 2027: qué cambia para empresas y autónomos

Los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades afectados deberán tener adaptados sus sistemas informáticos de facturación antes de esa fecha.

El resto de obligados tributarios incluidos en el Reglamento deberán tener operativos sus sistemas adaptados antes de esa fecha.

Entre ellos se encuentran muchos autónomos y profesionales que desarrollan actividades económicas.

Estos plazos fueron ampliados posteriormente a la aprobación inicial de la normativa, por lo que es importante tener en cuenta las fechas actualmente vigentes y no las que pueden aparecer todavía en informaciones anteriores.

El Reglamento afecta, con carácter general, a determinados empresarios y profesionales incluidos en su ámbito de aplicación cuando utilicen sistemas informáticos de facturación.

Entre los contribuyentes que pueden encontrarse afectados están:

• los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades;
• autónomos y profesionales que desarrollen actividades económicas;
• determinados contribuyentes del Impuesto sobre la Renta de no Residentes que operen mediante establecimiento permanente en España.

Sin embargo, existen exclusiones y situaciones que deben analizarse de forma específica.

Por ejemplo, los contribuyentes sujetos al Suministro Inmediato de Información del IVA (SII) están excluidos de estos requisitos respecto de su propia facturación.

También existe una diferencia fundamental entre utilizar un verdadero sistema informático de facturación y emplear simplemente una herramienta informática para confeccionar cada factura individualmente.

Sí, en determinados casos. Utilizar un programa informático para confeccionar una factura no significa, por sí solo, que se esté utilizando un sistema informático de facturación sujeto al Reglamento.

La Agencia Tributaria aclara expresamente que los procesadores de texto y las hojas de cálculo pueden seguir utilizándose cuando se emplean exclusivamente para:

• introducir los datos de las facturas;
• expedir e imprimir las facturas;
• y conservar la información de facturación.

Por ejemplo, una pequeña empresa puede utilizar una plantilla, introducir individualmente los datos de cada factura, generar un PDF, enviarlo al cliente y conservarlo, sin que ese uso convierta necesariamente la aplicación en un sistema informático de facturación sujeto al Reglamento.

La situación cambia cuando la herramienta, además de confeccionar las facturas, procesa la información de facturación para generar directamente libros registro de IVA o IRPF, contabilidad u otros resultados utilizados para el cumplimiento de obligaciones tributarias. En ese caso puede tener la consideración de sistema informático de facturación y deberá cumplir los requisitos de la normativa.

La propia Agencia Tributaria utiliza como ejemplo una hoja de cálculo: realizar listados, sumatorios u otras operaciones sencillas no determina por sí solo la aplicación del Reglamento; en cambio, una hoja programada, por ejemplo mediante una macro, para generar directamente el libro registro de facturas expedidas sí puede considerarse un sistema informático de facturación.

Por tanto, una empresa que confecciona individualmente sus facturas con Word, Excel u otra herramienta y después las guarda o envía en PDF no está obligada, únicamente por ese hecho, a sustituir ese procedimiento por un programa VERI*FACTU.

Lo relevante no es tanto el nombre de la aplicación utilizada como las funciones que realiza con los datos de facturación. Por ello, cuando existan automatizaciones, bases de datos, integraciones o procesos adicionales, será necesario analizar el funcionamiento concreto del sistema.

Cuando se utilice un sistema informático de facturación incluido en la normativa, el programa deberá generar automáticamente un registro de facturación por cada factura emitida.

Además, las facturas expedidas mediante estos sistemas deberán incorporar un código QR tributario.

Esto no significa que dejen de poder entregarse las facturas de la forma habitual. Los clientes podrán seguir recibiéndolas, por ejemplo, en PDF o en papel.

El cambio afecta fundamentalmente al sistema que hay detrás de su generación y a la forma en la que se crean y gestionan sus registros.

Esta es una de las cuestiones que más dudas puede generar.

En esta modalidad, el sistema remite automáticamente a la Agencia Tributaria los registros de facturación generados.

Las facturas incorporan además la indicación “VERI*FACTU” o “Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT”.

De esta forma, mediante el código QR, el destinatario puede comprobar que el correspondiente registro ha sido remitido a la Agencia Tributaria.

Esta modalidad no realiza el envío automático de los registros a la Agencia Tributaria.

Sin embargo, el sistema debe garantizar su conservación, integridad, trazabilidad e inalterabilidad y cumplir los requisitos técnicos establecidos por la normativa.

Estos sistemas están sometidos además a determinadas exigencias adicionales de seguridad y control.

Por tanto, si se utiliza un sistema informático de facturación sujeto al Reglamento, este deberá estar adaptado, pero utilizar la modalidad VERI*FACTU no es obligatorio con carácter general.

Las facturas expedidas mediante sistemas informáticos de facturación incluidos en el Reglamento deberán incorporar el código QR previsto en la normativa.

Por tanto, el QR no será obligatorio en cualquier factura por el simple hecho de expedirse en 2027. El requisito está vinculado a las facturas generadas mediante los sistemas informáticos sujetos al Reglamento.

Esto se aplica tanto a los sistemas VERI*FACTU como a los NO VERI*FACTU.

Lo que no debe confundirse con el QR es la expresión “VERI*FACTU” o “Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT”, que únicamente corresponde a las facturas generadas mediante sistemas que funcionan en la modalidad VERI*FACTU.

No necesariamente.

Antes de cambiar de programa hay que determinar si la herramienta utilizada actualmente tiene la consideración de sistema informático de facturación.

Si una empresa confecciona individualmente sus facturas utilizando un procesador de textos, una hoja de cálculo u otra herramienta únicamente para introducir los datos, generar la factura y conservarla, puede no estar utilizando un sistema sujeto al Reglamento.

Si, por el contrario, utiliza un verdadero sistema informático de facturación, deberá comprobar que estará adaptado a los nuevos requisitos dentro del plazo correspondiente.

En ese caso, conviene contactar con el proveedor y comprobar:

• si el sistema estará adaptado dentro del plazo correspondiente;
• qué actualización o cambio será necesario realizar;
• y si funcionará en modalidad VERI*FACTU, NO VERI*FACTU o permitirá elegir entre ambas.

Por tanto, la entrada en aplicación de estos requisitos no obliga por sí sola a todas las empresas y autónomos a contratar un nuevo programa de facturación. La respuesta dependerá de cómo se estén generando actualmente las facturas y de las funciones que realice el sistema utilizado.

Aunque los plazos de adaptación llegan en 2027, conviene revisar con antelación cómo se realiza actualmente la facturación.

Los principales pasos serían:

1. Comprobar si el contribuyente se encuentra dentro del ámbito de aplicación de la normativa.
2. Determinar cómo se generan actualmente las facturas y si se está utilizando realmente un sistema informático de facturación o simplemente una herramienta para confeccionarlas individualmente.
3. Si se utiliza un sistema informático de facturación, consultar con su proveedor cómo se realizará la adaptación.
4. Conocer qué modalidad ofrecerá el sistema, VERI*FACTU o NO VERI*FACTU.
5. Planificar con tiempo cualquier actualización, cambio de programa o modificación de los procesos de facturación que resulte necesaria.

La nueva normativa supone algo más que incorporar un código QR a las facturas. Establece nuevos requisitos para determinados sistemas informáticos de facturación y para los registros asociados a las operaciones que generan.

Pero no todas las empresas y autónomos tendrán necesariamente que cambiar su forma actual de emitir facturas. Antes de adoptar una nueva solución es necesario determinar si el procedimiento utilizado actualmente tiene la consideración de sistema informático de facturación sujeto al Reglamento.

Cuando sí se utilice uno de estos sistemas, los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades afectados deberán tenerlo adaptado antes del 1 de enero de 2027. Para el resto de obligados incluidos en el Reglamento, entre ellos muchos autónomos, la fecha será el 1 de julio de 2027.

No. El Reglamento tiene un ámbito de aplicación determinado y existen exclusiones y situaciones en las que no se utiliza un sistema informático de facturación sujeto a sus requisitos. Es necesario analizar cada caso.

Los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades que utilicen sistemas informáticos de facturación sujetos al Reglamento deberán tenerlos adaptados antes del 1 de enero de 2027.

Con carácter general, los autónomos incluidos en el ámbito de aplicación que utilicen sistemas informáticos de facturación sujetos al Reglamento deberán tenerlos operativos antes del 1 de julio de 2027.

Sí, cuando estas herramientas se utilicen exclusivamente para introducir los datos, confeccionar o imprimir las facturas y conservar la información. Si además procesan los datos para generar directamente libros fiscales, contabilidad u otros resultados destinados al cumplimiento de obligaciones tributarias, pueden tener la consideración de sistema informático de facturación y quedar sujetas al Reglamento.

No. Cuando se utiliza un sistema sujeto al Reglamento, este puede funcionar en modalidad VERI*FACTU, enviando automáticamente los registros de facturación a la Agencia Tributaria, o en modalidad NO VERI*FACTU, sin realizar ese envío automático pero cumpliendo los requisitos técnicos establecidos.

No por el mero hecho de emitirse a partir de 2027. El código QR será obligatorio en las facturas expedidas mediante los sistemas informáticos de facturación incluidos en el Reglamento.

No necesariamente. Dependerá de cómo se realicen actualmente las facturas. Si se utiliza un sistema informático de facturación sujeto al Reglamento, deberá estar adaptado. Si únicamente se utiliza una herramienta como Word o Excel para confeccionar individualmente las facturas en los términos admitidos por la Agencia Tributaria, el Reglamento puede no resultar aplicable a ese procedimiento.

Sí. El PDF puede seguir utilizándose como formato de entrega de la factura al cliente. Lo que determina la aplicación de la normativa no es que la factura se entregue en PDF, sino las características y funciones del sistema utilizado para expedirla.