Factura electrónica obligatoria: cuándo entra en vigor y a quién afecta

Con carácter general, la obligación se aplicará cuando un empresario o profesional esté obligado a expedir factura por una operación realizada en el desarrollo de su actividad y el destinatario sea otro empresario o profesional establecido en España.

Esto significa que estamos ante una obligación fundamentalmente B2B, es decir, entre empresas y profesionales.

Las operaciones realizadas con consumidores particulares quedan fuera de esta obligación concreta.

Por ejemplo, un electricista que realiza un trabajo para una empresa deberá emitir factura electrónica cuando la obligación resulte aplicable.

Si ese mismo electricista realiza una reparación en la vivienda de un particular, esa operación no queda sometida a la obligación de factura electrónica entre empresarios y profesionales.

Esto no impide que su programa de facturación pueda estar sometido, por otro lado, a los requisitos de los sistemas informáticos de facturación que explicamos en el artículo sobre Verifactu.

No.

El Real Decreto 238/2026 establece determinadas excepciones. Entre ellas se encuentran, con carácter general, las operaciones documentadas mediante facturas simplificadas.

Existe una excepción a esa excepción: las denominadas facturas simplificadas cualificadas, que incorporan determinados datos adicionales del destinatario y a las que sí puede resultar aplicable la obligación de factura electrónica.

También existen determinados supuestos sectoriales específicos y la normativa permite establecer otras excepciones cuando concurran determinadas circunstancias.

No por sí solo.

Este es uno de los cambios más importantes que deben tener en cuenta empresas y autónomos.

La factura electrónica obligatoria deberá generarse mediante un mensaje informático estructurado que permita a los sistemas interpretar y procesar automáticamente los datos de la factura.

La normativa admite diferentes sintaxis, entre ellas UBL, CII, EDIFACT y Facturae, todas ellas dentro del modelo establecido para garantizar la interoperabilidad entre sistemas.

Por tanto, crear una factura en Word, Excel o un programa de facturación, convertirla en PDF y enviarla por correo electrónico no será suficiente para cumplir la obligación de factura electrónica cuando esta resulte exigible.

El PDF podrá seguir teniendo utilidad como representación legible de la factura, pero no sustituirá al fichero electrónico estructurado exigido por el nuevo sistema.

La entrada en vigor de la Orden HAC/1028/2026 el 6 de octubre de 2026 ha iniciado el cómputo de los plazos.

El calendario queda establecido de la siguiente manera:

Desde esta fecha deberán emitir, remitir y recibir facturas electrónicas los empresarios y profesionales cuyo volumen de operaciones haya superado los 8 millones de euros durante el año natural inmediatamente anterior.

Para este grupo también comenzará la obligación de informar sobre determinados estados de las facturas y sobre sus pagos.

Desde esta fecha deberá emitir, remitir y recibir factura electrónica el resto de empresarios y profesionales incluidos en la obligación.

Este grupo incluye a la mayoría de las pymes y autónomos.

Para las personas jurídicas cuyo volumen de operaciones sea igual o inferior a 8 millones de euros también será exigible desde esa fecha la comunicación de los estados de las facturas y de los pagos.

Para las personas físicas y las entidades en régimen de atribución de rentas incluidas en el grupo anterior, esta fecha marca el comienzo de la obligación de informar sobre los estados de las facturas y sus pagos.

Es importante no confundir esta fecha con el comienzo de la factura electrónica para los autónomos.

El año adicional hasta octubre de 2029 afecta a la comunicación de determinados estados y pagos, no a la obligación de emitir y recibir facturas electrónicas. Para la mayoría de los autónomos esta última comenzará el 6 de octubre de 2028.

Hacienda ha anunciado su intención de trasladar hasta octubre de 2028 las obligaciones pendientes relacionadas con los sistemas informáticos de facturación, con el objetivo de coordinar su implantación con la factura electrónica obligatoria.

Sin embargo, ambas obligaciones siguen siendo distintas.

A fecha de publicación de este artículo, la ampliación del plazo de Verifactu hasta octubre de 2028 ha sido anunciada oficialmente, pero continúa pendiente de la correspondiente modificación normativa.

Por ello, conviene seguir diferenciando el calendario ya aprobado de la factura electrónica del nuevo calendario anunciado para Verifactu.

El sistema español permitirá utilizar:

• plataformas privadas de intercambio de facturas electrónicas;
• la Solución Pública de Facturación Electrónica de la Agencia Tributaria;
• o una combinación de ambas vías.

La solución pública estará gestionada por la Agencia Tributaria y permitirá, entre otras funciones, emitir y recibir facturas electrónicas y acceder a información sobre su estado.

Cuando una empresa utilice una plataforma privada y no emplee la solución pública para emitir sus facturas, el sistema deberá remitir simultáneamente a la solución pública una copia electrónica fiel de cada factura.

La Agencia Tributaria desarrollará además una aplicación o formulario gratuito pensado para facilitar el cumplimiento de esta obligación, especialmente a pymes, autónomos y profesionales con procesos de facturación más sencillos.

La nueva regulación no se limita a la emisión y recepción de la factura.

Los destinatarios deberán informar sobre determinados acontecimientos posteriores relacionados con ella, entre ellos:

• la aceptación o rechazo comercial de la factura y su fecha;
• el pago efectivo completo;
• la fecha efectiva del pago;
• y la fecha de vencimiento del plazo de pago.

También podrán comunicarse voluntariamente otros estados, como pagos parciales o determinados cambios relacionados con el cobro.

Esta información permitirá conocer mejor los plazos reales de pago y es una de las razones por las que la nueva regulación está estrechamente vinculada a la lucha contra la morosidad comercial.

Aunque todavía existe margen hasta la aplicación efectiva de la obligación, conviene empezar a conocer cómo afectará el nuevo sistema a cada negocio.

Entre las principales cuestiones que deberían revisarse están:

1. Identificar qué operaciones se realizan con otros empresarios y profesionales y, por tanto, podrán quedar sujetas a factura electrónica.
2. Comprobar el volumen de operaciones para determinar si la obligación comenzará en octubre de 2027 o en octubre de 2028.
3. Revisar cómo se generan y envían actualmente las facturas, especialmente si el procedimiento se basa únicamente en archivos PDF enviados por correo electrónico.
4. Consultar con el proveedor del software de facturación cómo prevé adaptarse al nuevo sistema.
5. Valorar conjuntamente la adaptación a la factura electrónica y a los futuros requisitos de Verifactu, evitando realizar cambios tecnológicos aislados que tengan que modificarse de nuevo poco después.

La implantación de la factura electrónica obligatoria supondrá un cambio importante en la forma en que empresas y profesionales intercambian y gestionan sus facturas.

No se trata simplemente de sustituir el papel por un archivo digital. Las facturas deberán generarse en formatos estructurados, circular a través del sistema establecido y permitir el seguimiento de determinados estados relacionados con su aceptación y pago.

Las primeras empresas deberán adaptarse desde el 6 de octubre de 2027 y, desde el 6 de octubre de 2028, la obligación alcanzará al resto de empresarios y profesionales incluidos, entre ellos la mayoría de los autónomos.

Por ello, aunque todavía exista margen, conviene conocer con antelación cómo afectará la nueva regulación a cada negocio y coordinar cualquier cambio del sistema de facturación con el resto de obligaciones que se están desarrollando en esta materia.

La obligación afecta con carácter general a las operaciones sujetas realizadas entre empresarios y profesionales establecidos en España. Para la mayoría de los autónomos incluidos, la obligación de emitir y recibir factura electrónica comenzará el 6 de octubre de 2028.

No por esta obligación concreta. La regulación se refiere a las relaciones entre empresarios y profesionales. Las operaciones con consumidores particulares quedan fuera de este sistema B2B.

El PDF podrá seguir utilizándose como representación legible de una factura, pero un PDF enviado por correo electrónico no será suficiente para cumplir la obligación de factura electrónica cuando esta resulte aplicable. La factura deberá existir en un formato electrónico estructurado.

No. Verifactu regula los requisitos de determinados sistemas informáticos de facturación y sus registros. La factura electrónica obligatoria regula la emisión, transmisión y recepción electrónica de determinadas facturas entre empresarios y profesionales.

Desde el 6 de octubre de 2027, siempre que el volumen de operaciones haya superado los 8 millones de euros durante el año natural inmediatamente anterior.

Desde el 6 de octubre de 2028 deberán emitir y recibir factura electrónica los restantes empresarios y profesionales incluidos en el ámbito de aplicación.

El 6 de octubre de 2029 no marca el comienzo de la factura electrónica para estos autónomos, sino el de la obligación de informar sobre determinados estados de las facturas y sus pagos para las personas físicas y entidades en atribución de rentas afectadas. La obligación de emitir y recibir factura electrónica comenzará para ellos, con carácter general, un año antes.

No necesariamente. El sistema permitirá utilizar plataformas privadas, la solución pública gestionada por la Agencia Tributaria o una combinación de ambas. La AEAT desarrollará además una herramienta gratuita para determinadas funciones de facturación electrónica.