La obligación también puede afectar a empresas que no se dedican al transporte
Desde el 5 de octubre de 2026, el documento de control administrativo utilizado en determinados transportes de mercancías por carretera deberá ser necesariamente digital. El cambio afecta directamente a las empresas y autónomos transportistas, pero también puede afectar a empresas que contratan directamente el transporte de sus mercancías.
El documento de control no es nuevo. Lo que cambia es la obligación de utilizarlo en formato digital y cumplir unos requisitos técnicos concretos para generarlo, conservarlo y facilitarlo durante una inspección.
Por eso, antes de la entrada en vigor de la nueva obligación, no solo los transportistas deberían comprobar si sus sistemas están preparados. También conviene que las empresas que envían mercancías revisen quién contrata al transportista efectivo en sus operaciones habituales y si, por ello, tienen la consideración de cargador contractual.
En este artículo explicamos qué es el DeCA Digital, quién está obligado a formalizarlo, qué requisitos debe cumplir y qué deberían revisar las empresas antes del 5 de octubre.
¿Qué es el DeCA?
El DeCA es el Documento electrónico de Control Administrativo exigido para documentar determinados servicios de transporte público de mercancías por carretera.
El documento de control no es nuevo. A partir del 5 de octubre de 2026, deberá ser necesariamente digital y cumplir los requisitos técnicos establecidos por la normativa.
La Ley 9/2025, de Movilidad Sostenible, estableció esta obligación y la Resolución de 5 de junio de 2026 de la Dirección General de Transporte por Carretera y Ferrocarril ha definido las características que deben cumplir tanto el documento como las aplicaciones utilizadas para generarlo.
El DeCA Digital no afecta solo a los transportistas
Este es uno de los aspectos más importantes de la nueva obligación.
Están obligados a formalizar el documento de control tanto el transportista efectivo como el cargador contractual.
- El transportista efectivo es la empresa o profesional que realiza materialmente el transporte.
- El cargador contractual es quien contrata directamente con el transportista efectivo el transporte del envío. Por tanto, puede ser una empresa que no se dedique al transporte.
Un ejemplo habitual
Una empresa vende mercancía a uno de sus clientes y contrata directamente a una empresa de transporte para realizar la entrega.
Aunque la empresa vendedora no sea transportista, puede actuar como cargador contractual y, por tanto, estar afectada por las obligaciones relativas al documento de control.
También pueden tener esta condición, dependiendo de cómo se contrate el transporte, agencias de transporte, transitarios, operadores logísticos, almacenistas-distribuidores u otros intermediarios.
Por ello, las empresas que envían mercancías deberían revisar quién contrata realmente al transportista efectivo en sus operaciones habituales.
¿Qué información debe contener el DeCA?
El documento deberá incluir los datos esenciales establecidos para el documento de control administrativo, entre ellos:
- Nombre o razón social, NIF y domicilio del cargador contractual
- Nombre o razón social y NIF del transportista efectivo
- Lugar de origen y destino del envío
- Naturaleza y peso de la mercancía transportada
- Fecha de realización del transporte
- Matrícula del vehículo utilizado
- Identificación de determinadas autorizaciones especiales de circulación, cuando sean necesarias
Si durante el transporte cambia alguno de los datos que pueden modificarse, el DeCA deberá actualizarse siguiendo el procedimiento previsto para ello.
¿Cómo deberá generarse el DeCA Digital?
No será suficiente con escanear el documento utilizado hasta ahora.
El DeCA deberá generarse digitalmente desde una aplicación informática, transformando los datos correspondientes al transporte en un fichero electrónico.
El documento tendrá que:
- estar en formato PDF
- tener un tamaño máximo de 5 MB
- haber sido generado de forma nativa digital
- disponer de una dirección web única y específica (URL)
- incorporar un código QR que permita acceder al documento
Por tanto, un documento en papel posteriormente escaneado o convertido en imagen no cumplirá los requisitos establecidos para el DeCA.
El documento debe estar preparado antes de iniciar el transporte
El DeCA deberá generarse antes del inicio efectivo del servicio de transporte.
Además, la aplicación utilizada deberá registrar la fecha y hora de creación del fichero y, cuando se produzcan modificaciones posteriores, también la fecha y hora en que se hayan realizado.
Una vez generado, el conductor deberá disponer de una copia antes de comenzar el servicio.
Puede llevar:
- una copia electrónica que pueda mostrar desde un dispositivo móvil
- una copia impresa en papel
- o, adicionalmente, el código QR en un fichero independiente
En cualquiera de los casos, la información debe permitir a los servicios de inspección acceder al documento electrónico correspondiente.
El código QR permitirá acceder al documento durante una inspección
Cada DeCA deberá almacenarse en un repositorio y disponer de una URL única que permita descargar directamente el PDF.
El código QR incorporado al documento dirigirá a esa dirección.
La normativa establece además que la descarga no puede exigir credenciales, autenticación ni otras acciones adicionales que impidan a los servicios de inspección acceder directamente al documento.
¿Durante cuánto tiempo debe conservarse?
Tanto el cargador contractual como el transportista efectivo deberán conservar los DeCA durante al menos un año.
No es imprescindible que ambos dispongan del mismo repositorio. Si el documento lo genera una de las partes, será suficiente con que la otra pueda descargarlo durante el periodo de conservación establecido.
¿Hay que crear siempre un documento completamente nuevo?
No necesariamente.
La normativa permite utilizar otros documentos habituales del transporte, como una carta de porte, como DeCA siempre que incluyan todos los datos exigidos y cumplan los requisitos técnicos establecidos para el documento electrónico.
También pueden agruparse varios servicios en un mismo DeCA en determinados supuestos, siempre que el cargador contractual y el transportista efectivo sean los mismos para todos ellos y queden claramente identificados los datos correspondientes a cada envío.
Qué deberían revisar las empresas antes del 5 de octubre
Las empresas que realizan o contratan transportes de mercancías deberían comprobar antes de la entrada en vigor de la obligación:
- si actúan como transportista efectivo o cargador contractual
- quién genera actualmente el documento de control
- qué procedimiento se sigue para intercambiarlo entre cargador y transportista
- si el programa utilizado está preparado para generar el DeCA conforme a los nuevos requisitos
- cómo recibirá el conductor el documento o el código QR antes de comenzar el transporte
- y cómo se conservarán los documentos durante el plazo exigido
Especialmente importante es que las empresas que no se consideran transportistas revisen si contratan directamente el transporte de sus mercancías, porque en ese caso pueden estar actuando como cargadores contractuales.
Una obligación que conviene preparar antes de octubre
La digitalización obligatoria del documento de control supone adaptar un procedimiento que ya existe a unos requisitos técnicos concretos.
Por ello, no conviene esperar al primer transporte realizado después del 5 de octubre para comprobar cómo se va a generar el documento, quién será responsable de hacerlo o cómo llegará al conductor.
Identificar correctamente el papel de cada empresa en la contratación del transporte y revisar con antelación los sistemas utilizados permitirá afrontar el cambio con mayor seguridad.
Preguntas frecuentes sobre el DeCA Digital
¿Desde cuándo será obligatorio el DeCA Digital?
El documento de control administrativo exigible para el transporte público de mercancías por carretera deberá ser necesariamente digital desde el 5 de octubre de 2026.
¿El DeCA Digital afecta únicamente a empresas de transporte?
No. También está obligado a formalizar el documento el cargador contractual, es decir, quien contrata directamente con el transportista efectivo el transporte del envío. Por ello, determinadas empresas que venden o distribuyen mercancías pueden estar afectadas aunque su actividad principal no sea el transporte.
¿Puede utilizarse un documento en papel escaneado?
No. El fichero debe generarse de forma nativa digital a partir de los datos gestionados por la aplicación informática. Un documento en papel posteriormente escaneado o una imagen digitalizada no cumple este requisito.
¿Qué formato debe tener el DeCA?
Debe ser un fichero PDF de un máximo de 5 MB, generado digitalmente y asociado a una URL única. El PDF debe incorporar además un código QR que permita acceder al documento.
¿Tiene que llevar el conductor el DeCA?
Sí. Antes de iniciar el servicio debe recibir una copia del DeCA. Puede mostrarla electrónicamente desde un dispositivo móvil o llevar una copia impresa con el correspondiente código QR.
¿Cuánto tiempo hay que conservar el DeCA?
El cargador contractual y el transportista efectivo deben conservar los documentos electrónicos generados durante al menos un año.
¿Puede utilizarse una carta de porte como DeCA?
Sí, siempre que contenga toda la información obligatoria del documento de control y cumpla los requisitos técnicos establecidos para el DeCA.
